Klachtenregeling
Inleiding
AFICOM Accountants & Belastingadviseurs hecht aan tevreden relaties en we werken daarom steeds aan de kwaliteit van onze dienstverlening.
Waar gewerkt wordt, kunnen echter fouten worden gemaakt en kunnen misverstanden ontstaan. Indien u ontevreden bent over een van onze medewerkers, over onze dienstverlening of wat voor aspect van onze organisatie dan ook, dan nodigen we u nadrukkelijk uit om ons dat zo snel mogelijk te laten weten. Uw opmerkingen nemen wij zeer serieus en waar wenselijk zoeken we met u naar een passende oplossing.
Telefonisch oplossen klacht
Vaak kunnen klachten het beste tijdens een goed gesprek (telefonisch of in persoon) worden opgelost; wij verzoeken u daarom eerst contact op te nemen voor telefonisch overleg over het probleem of voor het maken van een afspraak.
Als de klacht een bepaalde persoon betreft, heeft het de voorkeur dat u eerst probeert om met de betreffende persoon tot een oplossing te komen. Lukt dit niet of heeft u redenen om dit niet te willen, dan kunt u ook contact opnemen met de heer W.Tj. Weidema (mocht het zijn functioneren betreffen, dan kunt u vragen naar de heer M. Oosterloo.
Formele schriftelijke klachtenprocedure
Is uw probleem met een gesprek niet verholpen of leent de klacht zich volgens u niet voor een gesprek, dan kunt u de klacht formeel schriftelijk indienen. Dit kan via het formulier dat is te downloaden; u kunt het ingevulde formulier daarna verzenden ter attentie van de heer W.Tj. Weidema (mocht het zijn functioneren betreffen, dan kunt u het formulier verzenden ter attentie van de heer M. Oosterloo).
Overigens kunt u er ook voor kiezen om de klacht telefonisch door te geven aan een van onze medewerkers. Vermeld daarbij nadrukkelijk dat u de klacht wil laten behandelen via de officiële klachtenprocedure. De medewerker zal dan het klachtenformulier tijdens het telefoongesprek invullen; u ontvangt hiervan twee kopieën. We verzoeken u één exemplaar ondertekend te retourneren.
Verloop procedure
De gang van zaken is daarna als volgt: de directie zal uw klacht zo spoedig mogelijk behandelen en met u en de andere betrokkenen overleggen om tot een bevredigende oplossing te komen. Lukt het hem niet om binnen enkele dagen inhoudelijk te reageren, dan zal hij in ieder geval binnen enkele dagen de ontvangst van uw klacht bevestigen. In de meeste gevallen zal hij ook contact met u opnemen om te overleggen over de verdere stappen. Ook kunt u om een nadere toelichting of verdere informatie worden gevraagd.
Doelstelling is om uw klacht in ieder geval binnen drie weken af te handelen. Mocht dit uitlopen, dan wordt u over de reden daarvan geïnformeerd en ook verder op de hoogte gehouden van de voortgang van de procedure. Uiteraard ontvangt u na afronding een schriftelijke bevestiging van de uitkomst van de procedure.
Overige aspecten klachtenregeling
Mede in verband met beroepsreglementering zullen alle aspecten van de afhandeling van uw klacht worden vastgelegd. Uiteraard zal zorgvuldig en vertrouwelijk met de informatie worden omgegaan.
In bepaalde situaties kan het noodzakelijk zijn om extern advies in te winnen bij professionele onafhankelijke instanties. Met het indienen van uw formele klacht wordt u daarom toestemming gevraagd om (kopieën van) relevante stukken ter beschikking te stellen aan die eventuele deskundigen. Zoals bij ons gebruikelijk vragen wij hen voor geheimhouding te tekenen.
Tot slot: indien u een klacht heeft en ons dat laat weten, waarderen wij dat zeer. U geeft ons hiermee immers een tweede kans. U kunt ervan verzekerd zijn dat wij alle gegronde klachten meenemen in de evaluatie van onze organisatie en onze uiterste best doen om maatregelen te nemen om herhaling van het betreffende probleem te minimaliseren.
We hopen op een goede verdere relatie en samenwerking.
De directie van AFICOM Accountants & Belastingadviseurs.
Download het klachtenformulier
Klokkenluidersregeling
Regeling inzake het omgaan met een vermoeden van een misstand
Artikel 1 Definities
In deze regeling wordt verstaan onder:
- de melder: degene die, al dan niet in dienst van de AFICOM Accountants & Belastingadviseurs, werkzaamheden
verricht voor de AFICOM Accountants & Belastingadviseurs en het vermoeden van een misstand onder deze regeling
meldt;
vertrouwenspersoon: degene(n) die door de directie van de AFICOM Accountants & Belastingadviseurs is/zijn aangewezen om als zodanig te functioneren; - raadsman: een medewerker van de AFICOM Accountants & Belastingadviseurs of externe functionaris die uit hoofde van zijn functie geheimhouding is verschuldigd, zoals een advocaat of een bedrijfsarts die het vertrouwen van de melder geniet;
- directie: de directie van AFICOM Accountants & Belastingadviseurs, belast met de uitvoering c.q. naleving van deze regeling;
- de personen die door de directie zijn belast met het feitelijk onderzoek naar een melding van een vermoeden van een misstand;
een vermoeden van een misstand: een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden met betrekking tot AFICOM Accountants & Belastingadviseurs en haar medewerkers, in verband met:
- een (dreigend) strafbaar feit;
- een (dreigende) schending van wet- en regelgeving;
- een (dreiging) van bewust onjuist informeren;
- een (dreigende) schending van de binnen AFICOM Accountants & Belastingadviseurs geldende regels, voorzover aan de schending van voornoemde regels arbeidsrechtelijke consequenties kunnen worden verbonden, of
- (een dreiging van) het vernietigen of manipuleren van informatie over voornoemde feiten.
Artikel 2 Procedure
- Tenzij zich een uitzonderingsgrond voordoet als bedoeld in artikel 4, eerste lid, meldt de melder een vermoeden van een misstand intern bij de vertrouwenspersoon. Indien de melder dit wenselijk acht kan gelijktijdig met de melding aan de vertrouwenspersoon ook een melding plaatsvinden aan de leidinggevende. De melder kan een vermoeden van een misstand melden bij een raadsman om hem in vertrouwen om raad te vragen (*).
- De vertrouwenspersoon legt de melding, met een aantekening van de datum waarop deze is ontvangen, schriftelijk vast en laat die vast voor akkoord tekenen door de melder, die daarvan een afschrift ontvangt. De vertrouwenspersoon draagt er zorg voor dat de directie onverwijld op de hoogte wordt gesteld van een gemeld vermoeden van een misstand en van de datum waarop deze melding is ontvangen.
- De directie stuurt een bevestiging van ontvangst aan de melder. In deze ontvangstbevestiging wordt gerefereerd aan de oorspronkelijke melding.
- Onverwijld na de melding van een vermoeden van een misstand zal de directie een onderzoek laten starten door een medewerker, respectievelijk medewerkers van een daartoe ingesteld onderzoeksteam.
- De melder, het lid van het onderzoeksteam, de vertrouwenspersoon, de directie en iedere andere persoon die op wat voor wijze dan ook bij de melding is betrokken, behandelen de melding vertrouwelijk. De anonimiteit van de melder wordt gewaarborgd, behoudens in de gevallen waarbij rechtens wordt gevorderd dat de identiteit van de melder bekend dient te worden gemaakt.
Artikel 3 Termijnen
- Binnen een periode van acht weken vanaf het moment van de interne melding, als bedoeld in artikel 2, eerste lid, wordt de melder door of namens de directie schriftelijk op de hoogte gebracht van het standpunt van de directie omtrent het gemeld vermoeden van een misstand. Daarbij dient tevens te worden aangegeven tot welke stappen bedoelde melding heeft geleid.
- Indien het standpunt niet binnen de in het eerste lid genoemde termijn kan worden gegeven, wordt de melder door of namens de directie hiervan in kennis gesteld en wordt tevens schriftelijk aangegeven binnen welke termijn de medewerker alsnog een standpunt tegemoet kan zien.
Artikel 4 Rechtsbescherming
- De directie draagt er zorg voor dat de melder die met inachtneming van de bepalingen in deze regeling te goeder trouw een vermoeden van een misstand heeft gemeld, op geen enkele wijze in zijn positie wordt benadeeld als gevolg van het doen van bedoelde melding. Echter, bij een aantoonbaar opzettelijk, ongegronde melding zal tot disciplinaire of arbeidsvoorwaardelijke sancties tegen de melder worden overgegaan. Eenzelfde soort sancties zal worden genomen tegen een ieder, die ondanks dit artikel - toch verantwoordelijk is voor nadelige acties tegen de melder.
- De directie draagt er zorg voor dat een raadsman die in dienst van de werkgever is, op geen enkele wijze benadeeld wordt als gevolg van het fungeren als zodanig krachtens deze regeling.
Artikel 5 Inwerkingtreding
Deze regeling treedt in werking op 1 januari 2009.
(*) De raadsman kan de melder adviseren over de passende weg voor het melden van een vermoede misstand en wijzen op de risico’s die een dergelijke melding met zich meebrengt. Een externe raadsman heeft uit hoofde van zijn functie een geheimhoudingsplicht. De werknemer die de vermoede misstand in goed vertrouwen voorlegt aan iemand zonder beroeps- of ambtsgeheim die de misstand vervolgens in de publiciteit brengt, moet er rekening mee houden dat hem dat kan worden aangerekend.